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アポスティーユ証明と公印確認

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アポスティーユ証明と公印確認は、いずれも日本の官公署が発行する公文書に対する外務省の証明です。外国での各種手続き(婚姻・離婚・出生、査証取得、会社設立、不動産購入など)のために日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先機関から、外務省の証明を取得するよう求められた場合、また日本にある提出先国の大使館・領事館の領事による認証(=領事認証)取得に際して要求された場合に必要になります。行政書士は依頼者様に代わり、アポスティーユ証明・公印確認の申請代行をすることができます。

アポスティーユ証明

1961年(昭和36年)10月5日にオランダのハーグ国際私法会議において、「外国文書の認証を不要とする条約(略称:認証不要条約)」=ハーグ条約が採択されました。日本も1970年6月に締約国になっています。⇒ハーグ条約締約国

この条約は、締約国間において作成された公文書で、かつ、他の締約国に提出されるものであれば、提出先国の外交官や領事の認証が免除されるものです。当該条約に適用される公文書は、下記①~④が該当します。
①国の司法権にかかわる当局又は職員が発する文書(裁判官、裁判所書記又は執行官が発する文書)、
②行政官庁の文書、
③公正証書、
④登記済又は登録済の証明、確定日付証明、署名証明その他これらに類する公的な証明であり、私書証書につけるもの 

日本の公文書については、ハーグ条約に規定されている様式により、日本の外務省で証明された「APOSTILE」(アポスティーユ証明)の付箋が付されれば、日本の公文書としてそのまま提出先国にて使用することができます。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・領事館の領事認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。

アポスティーユ証明を得るには、外務省証明班にて関係公文書(発行年月日から3か月以内)と申請書を提出します。

外務省の公印確認

ハーグ条約の非締約国に公文書を提出するときは、原則として、日本の公文書に外務省で公印確認を取り、さらに提出先国の外交官又は領事の認証を受けなければなりません。例えば、市区町村役場より「戸籍謄本」を取得した場合、これを日本の外務省に提出し、市区町村役場が現在の日本の正式な行政機関であり、ここから発行された文書は、現在の日本政府の正式な公文書であることを証明してもらいます。外務省では、公文書に押印されている公印について証明を行います。

このように日本政府に正式に認証(外務省の公印確認)された公文書を駐日大使館・領事館に持って行きさらに再認証(領事確認)してもらいます。日本国外務省の公印確認および領事確認された公文書を相手国政府に持参し提出します。

なお、私文書(個人が作成した文書、会社が作成した文書など)の場合は、公証役場で公証人の認証を受けたもので、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明があれば、公証人が認証した公文書として外務省の公印確認を得ることができます。

外務省への申請については、関係公文書原本(発行年月日から3か月以内)を持参し、申請書とともに外務省証明班に提出します。

申請の流れ

外務省(日本国内)で証明(公印確認・アポスティーユ)を行う場合の申請の流れを図示。公文書の場合には公的機関から外務省へ。私文書の場合には公証人役場から公証人所属法務局を通じて外務省へ。

注1 公証人押印証明について公証人が認証した公証人認証書は、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明が必要です。
注2 埼玉、茨城、栃木、群馬、千葉、長野、新潟及び静岡の8県の公証役場では、公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。その後は外務省で公印確認またはアポスティーユの手続きを行ってください。
注3 ワンストップサービスとは東京都、神奈川県及び大阪府の公証役場では、申請者からの要請があれば、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の公印確認またはアポスティーユを一度に取得できます。このサービスをご利用になると法務局や外務省に出向く必要はありません。ただし、公印確認の場合は,駐日大使館・(総)領事館の領事認証を必ず取得する必要がありますので、ご注意ください。

注4 提出先機関の意向で日本外務省の公印確認ではなく、現地にある日本大使館や総領事館の証明を求められている場合は、ワンストップサービスを受けずに、東京(横浜地方)法務局で公証人押印証明を取得して下さい。外務省で公印確認・アポスティーユを受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません。また、現地日本大使館や総領事館で証明を受けた書類に対して外務省で公印確認・アポスティーユの証明を行うこともできません。

(出所)外務省ホームページ https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html

申請書・委任状のダウンロードは外務省ホームページでできます。又は当事務所にて公印確認又はアポスティーユ申請・取得の代行をお受けすることも可能です。

証明できる書類

【表1 証明できる発行機関の例(官公署など)】
発行機関(書類の例) 公印確認 アポスティーユ
国等の機関(登記簿謄本、犯罪経歴証明書、医薬品・農薬登録証明書、居住者証明書など)
地方自治体(戸籍謄(抄)本、住民票、納税証明書など)
公証人認証書(注)
特殊法人、独立行政法人 ×
財団法人、社団法人、公益法人など(○○検定認定証など) × ×
商工会議所(原産地証明など) × ×
  •  公証役場で公証人による私文書の認証を受けた公証人認証書は、その公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明が必要です。またアポスティーユ証明の場合(ワンストップサービス除く)、証明に記載する発行者を公証人または法務局長のいずれかを選択して頂きます。
【表2 証明できる発行機関の例(教育機関)】
発行機関 公印確認 アポスティーユ
国公立大学法人○○大学 ×(注1)
私立大学法人○○大学 ×
独立行政法人国立高等専門学校機構○○高等専門学校 ×
公立高等学校・中学校・小学校など
私立高等学校・中学校・小学校など ×
私立専修学校(専門学校、高等専修学校)、各種学校 × ×
  • 注1 まだ法人に移行されていない国公立大学が発行した証明書や法人移行前の国公立大学が発行した学位記などはアポスティーユの対象です。
【表3 証明できる発行機関の例(医療機関)】
病院 公印確認 アポスティーユ
国公立○○病院、赤十字病院
独立行政法人国立病院機構○○病院 ×
国立大学法人○○大学附属病院など ×
私立大学法人○○大学附属病院、私立病院、医療法人△△病院など × ×

(出所)外務省ホームページ https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html

 

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代表行政書士 深田秀樹

รุป

許可取得のため最善を尽くします。

事務所情報

所在地:東京都品川区西品川2-5-13

Email: fukada100@gmail.com

Facebookページ:www.facebook.com/fukadaoffice/

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